Dicas do Excel

abril 19, 2022 by Nenhum comentário

Observação: os GIFs e os visuais são de uma versão anterior do Excel. Quando aplicável, a cópia foi atualizada para fornecer instruções aos usuários das versões mais recentes e antigas do Excel.

1. Use tabelas dinâmicas para reconhecer e entender os dados.

As tabelas dinâmicas são usadas para reorganizar dados em uma planilha. Eles não alteram os dados que você tem, mas podem somar valores e comparar diferentes informações em sua planilha, dependendo do que você gostaria que eles fizessem. Quer saber mais sobre Excel, acesse https://guiamaisjoaopessoa.com.br/

Vamos dar uma olhada em um exemplo. Digamos que eu queira dar uma olhada em quantas pessoas estão em cada casa em Hogwarts. Você pode estar pensando que não tenho muitos dados, mas para conjuntos de dados mais longos, isso será útil.

Para criar a Tabela Dinâmica, vou em Dados > Tabela Dinâmica. Se você estiver usando a versão mais recente do Excel, vá para Inserir > Tabela Dinâmica. O Excel preencherá automaticamente sua Tabela Dinâmica, mas você sempre poderá alterar a ordem dos dados. Então, você tem quatro opções para escolher.

  • Filtro de relatório: permite que você veja apenas determinadas linhas em seu conjunto de dados. Por exemplo, se eu quisesse criar um filtro por casa, poderia optar por incluir apenas alunos da Grifinória em vez de todos os alunos.
  • Rótulos de coluna: esses seriam seus cabeçalhos no conjunto de dados.
  • Rótulos de linha: podem ser suas linhas no conjunto de dados. Os rótulos de linha e coluna podem conter dados de suas colunas (por exemplo, o nome pode ser arrastado para o rótulo de linha ou coluna – depende apenas de como você deseja ver os dados).
  • Valor: Esta seção permite que você veja seus dados de forma diferente. Em vez de apenas extrair qualquer valor numérico, você pode somar, contar, média, max, min, contar números ou fazer algumas outras manipulações com seus dados. Na verdade, por padrão, quando você arrasta um campo para Valor, ele sempre faz uma contagem.

Como quero contar o número de alunos em cada casa, vou para o construtor de tabela dinâmica e arrasto a coluna Casa para os Rótulos de Linha e os Valores. Isto irá resumir o número de alunos associados a cada casa.

 

2. Adicione mais de uma linha ou coluna.

Conforme você brinca com seus dados, pode descobrir que está constantemente precisando adicionar mais linhas e colunas. Às vezes, você pode até precisar adicionar centenas de linhas. Fazer isso um por um seria super tedioso. Felizmente, há sempre uma maneira mais fácil.

Para adicionar várias linhas ou colunas em uma planilha, realce o mesmo número de linhas ou colunas preexistentes que você deseja adicionar. Em seguida, clique com o botão direito do mouse e selecione “Inserir”.

No exemplo abaixo, quero adicionar mais três linhas. Ao destacar três linhas e clicar em inserir, posso adicionar mais três linhas em branco à minha planilha de maneira rápida e fácil.

 

3. Use filtros para simplificar seus dados.

Quando você está analisando conjuntos de dados muito grandes, geralmente não precisa examinar todas as linhas ao mesmo tempo. Às vezes, você só quer ver os dados que se encaixam em determinados critérios.

É aí que entram os filtros.

Os filtros permitem que você reduza seus dados para ver apenas determinadas linhas de uma vez. No Excel, um filtro pode ser adicionado a cada coluna em seus dados e, a partir daí, você pode escolher quais células deseja visualizar de uma só vez.

Vamos dar uma olhada no exemplo abaixo. Adicione um filtro clicando na guia Dados e selecionando “Filtro”. Clicando na seta ao lado dos cabeçalhos das colunas, você poderá escolher se deseja que seus dados sejam organizados em ordem crescente ou decrescente, bem como quais linhas específicas deseja mostrar.

No meu exemplo de Harry Potter, digamos que eu só queira ver os alunos da Grifinória. Ao selecionar o filtro Grifinória, as outras linhas desaparecem.

Dica profissional : Copie e cole os valores na planilha quando um Filtro estiver ativado para fazer análises adicionais em outra planilha.

4. Remova os pontos ou conjuntos de dados duplicados.

Conjuntos de dados maiores tendem a ter conteúdo duplicado. Você pode ter uma lista de vários contatos em uma empresa e deseja apenas ver o número de empresas que possui. Em situações como essa, remover as duplicatas é bastante útil.

Para remover suas duplicatas, realce a linha ou coluna da qual você deseja remover duplicatas. Em seguida, vá para a guia Dados e selecione “Remover duplicatas” (que está no subtítulo Ferramentas na versão mais antiga do Excel). Um pop-up aparecerá para confirmar com quais dados você deseja trabalhar. Selecione “Remover duplicatas” e pronto.

Você também pode usar esse recurso para remover uma linha inteira com base em um valor de coluna duplicado. Portanto, se você tiver três linhas com as informações de Harry Potter e precisar ver apenas uma, poderá selecionar todo o conjunto de dados e remover duplicatas com base no email. Sua lista resultante terá apenas nomes exclusivos sem duplicatas.

5. Transponha linhas em colunas.

Quando você tem linhas de dados em sua planilha, pode decidir que realmente deseja transformar os itens em uma dessas linhas em colunas (ou vice-versa). Levaria muito tempo para copiar e colar cada cabeçalho individual – mas o que o recurso de transposição permite que você faça é simplesmente mover seus dados de linha para colunas ou vice-versa.

Comece destacando a coluna que você deseja transpor em linhas. Clique com o botão direito do mouse e selecione “Copiar”. Em seguida, selecione as células em sua planilha onde deseja que sua primeira linha ou coluna comece. Clique com o botão direito do mouse na célula e selecione “Colar especial”. Um módulo aparecerá – na parte inferior, você verá uma opção para transpor. Marque essa caixa e selecione OK. Sua coluna agora será transferida para uma linha ou vice-versa. O Blog Guia Mais João Pessoa detalha outras coisas importante no Excel, veja a seguir https://guiamaisjoaopessoa.com.br/

6. Divida as informações de texto entre as colunas.

E se você quiser dividir as informações que estão em uma célula em duas células diferentes? Por exemplo, talvez você queira extrair o nome da empresa de alguém pelo endereço de e-mail. Ou talvez você queira separar o nome completo de alguém em nome e sobrenome para seus modelos de marketing por e-mail.

Graças ao Excel, ambos são possíveis. Primeiro, destaque a coluna que você deseja dividir. Em seguida, vá para a guia Dados e selecione “Texto para colunas”. Um módulo aparecerá com informações adicionais.

Primeiro, você precisa selecionar “Delimitado” ou “Largura Fixa”.

  • “Delimitado” significa que você deseja dividir a coluna com base em caracteres como vírgulas, espaços ou tabulações.
  • “Largura fixa” significa que você deseja selecionar o local exato em todas as colunas em que deseja que a divisão ocorra.

No caso de exemplo abaixo, vamos selecionar “Delimitado” para que possamos separar o nome completo em nome e sobrenome.

Fonte de Reprodução: Getty Imagem

Então, é hora de escolher os Delimitadores. Pode ser uma tabulação, ponto e vírgula, vírgula, espaço ou qualquer outra coisa. (“Outra coisa” pode ser o sinal “@” usado em um endereço de e-mail, por exemplo.) Em nosso exemplo, vamos escolher o espaço. O Excel mostrará uma visualização de como serão suas novas colunas.

Quando estiver satisfeito com a visualização, pressione “Avançar”. Esta página permitirá que você selecione Formatos avançados, se desejar. Quando terminar, clique em “Concluir”.

7. Use fórmulas para cálculos simples.

Além de fazer cálculos bastante complexos, o Excel pode ajudá-lo a fazer aritmética simples, como adicionar, subtrair, multiplicar ou dividir qualquer um dos seus dados.

  • Para adicionar, use o sinal +.
  • Para subtrair, use o sinal -.
  • Para multiplicar, use o sinal *.
  • Para dividir, use o sinal /.

Você também pode usar parênteses para garantir que determinados cálculos sejam feitos primeiro. No exemplo abaixo (10+10*10), o segundo e o terceiro 10 foram multiplicados antes de somar os 10 adicionais. No entanto, se fizermos (10+10)*10, o primeiro e o segundo 10 serão somados primeiro .

8. Obtenha a média dos números em suas células.

Se você deseja a média de um conjunto de números, pode usar a fórmula =AVERAGE(Cell1:Cell2). Se você quiser somar uma coluna de números, você pode usar a fórmula =SUM(Cell1:Cell2).

9. Use a formatação condicional para fazer com que as células mudem de cor automaticamente com base nos dados.

A formatação condicional permite alterar a cor de uma célula com base nas informações contidas na célula. Por exemplo, se você deseja sinalizar determinados números que estão acima da média ou entre os 10% principais dos dados em sua planilha, você pode fazer isso. Se você deseja colorir as semelhanças entre diferentes linhas no Excel, você pode fazer isso. Isso ajudará você a ver rapidamente as informações que são importantes para você.

Para começar, destaque o grupo de células no qual você deseja usar a formatação condicional. Em seguida, escolha “Formatação condicional” no menu inicial e selecione sua lógica no menu suspenso. (Você também pode criar sua própria regra se quiser algo diferente.) Uma janela aparecerá solicitando que você forneça mais informações sobre sua regra de formatação. Selecione “OK” quando terminar e você verá seus resultados aparecerem automaticamente.

10. Use a fórmula IF Excel para automatizar certas funções do Excel.

Às vezes, não queremos contar o número de vezes que um valor aparece. Em vez disso, queremos inserir informações diferentes em uma célula se houver uma célula correspondente com essa informação.

Por exemplo, na situação abaixo, quero dar dez pontos a todos que pertencem à casa da Grifinória. Em vez de digitar manualmente 10’s ao lado do nome de cada aluno da Grifinória, posso usar a fórmula IF Excel para dizer que, se o aluno estiver na Grifinória, ele deverá obter dez pontos.

A fórmula é: IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

Exemplo mostrado abaixo: =IF(D2=”Gryffindor”,”10″,”0″)

Em termos gerais, a fórmula seria SE(Teste Lógico, valor de verdadeiro, valor de falso). Vamos nos aprofundar em cada uma dessas variáveis.

  • Logical_Test : O teste lógico é a parte “IF” da instrução. Neste caso, a lógica é D2=”Gryffindor” porque queremos ter certeza de que a célula correspondente ao aluno diz “Gryffindor”. Certifique-se de colocar Grifinória entre aspas aqui.
  • Value_if_True : Isto é o que queremos que a célula mostre se o valor for verdadeiro. Nesse caso, queremos que a célula mostre “10” para indicar que o aluno recebeu os 10 pontos. Use aspas apenas se desejar que o resultado seja um texto em vez de um número.
  • Value_if_False : Isto é o que queremos que a célula mostre se o valor for falso. Nesse caso, para qualquer aluno que não seja da Grifinória, queremos que a célula mostre “0”. Use aspas apenas se desejar que o resultado seja um texto em vez de um número.

Observação: No exemplo acima, dei 10 pontos a todos na Grifinória. Se mais tarde eu quisesse somar o número total de pontos, não conseguiria porque os 10 estão entre aspas, tornando-os texto e não um número que o Excel pode somar.

O verdadeiro poder da função IF vem quando você encadeia várias instruções IF juntos, ou aninhá-los. Isso permite que você defina várias condições, obtenha resultados mais específicos e, por fim, organize seus dados em partes mais gerenciáveis.

Os intervalos são uma maneira de segmentar seus dados para uma melhor análise. Por exemplo, você pode categorizar dados em valores menores que 10, 11 a 50 ou 51 a 100. Veja como isso ocorre na prática:

=SE(B3<11,”10 ou menos”,SE(B3<51,”11 a 50″,SE(B3<100,”51 a 100″))))

Pode levar algumas tentativas e erros, mas quando você pegar o jeito, as fórmulas SE se tornarão seu novo melhor amigo do Excel.

Fonte: https://pt.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel

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